Le problème du fichier Excel

Vous gérez les comptes de 6 personnes dans votre équipe. Vous avez un fichier mots-de-passe.xlsx partagé sur SharePoint. Une RH partante en a une copie. Trois prestataires ont vu le tableau « par hasard ». Vous ne savez plus qui a vu quoi. C'est la situation la plus fréquente en PME française, et c'est insoutenable.

La règle d'or : un gestionnaire d'équipe

Tous les gestionnaires de mots de passe modernes ont une version équipe :

• Bitwarden Teams : open source, audité, 3 €/utilisateur/mois
• 1Password Teams : excellent, 6 €/utilisateur/mois
• Dashlane Business : alternatives commerciales
• Vaultwarden : auto-hébergé pour les organisations qui veulent tout maîtriser

Pour 30 €/mois pour une équipe de 10, vous éliminez 80 % du risque d'accès partagé.

Le partage par compartiment

Avec un gestionnaire d'équipe, vous créez des « coffres » thématiques :

• Coffre Marketing (partagé avec l'équipe Marketing)
• Coffre Finance (partagé uniquement avec compta + direction)
• Coffre Communs (outils utilisés par tous)

Chaque utilisateur voit uniquement les coffres qui le concernent. Pas de fichier global qu'un curieux peut télécharger.

La traçabilité

Tout accès est logué : qui a regardé quel mot de passe, quand. Si un compte client est compromis, vous savez exactement qui y avait accès. Cette traçabilité est indispensable pour l'audit ISO 27001 ou RGPD.

Le départ d'un collaborateur

Quand quelqu'un part : un clic révoque ses accès à tous les coffres. Plus besoin de changer 50 mots de passe en panique. Le gestionnaire vous indique aussi quels mots de passe partagés il a consultés récemment, à changer en priorité.

Et pour les comptes vraiment partagés ?

Certains services (réseaux sociaux d'entreprise, comptes administratifs) sont nécessairement partagés. Stockez-les dans un coffre dédié avec MFA activé. Le second facteur peut être un token TOTP partagé dans le coffre lui-même, ce qui évite la dépendance à un seul téléphone.

La transition depuis Excel

Étape 1 : choisissez le gestionnaire (Bitwarden Teams pour démarrer simple). Étape 2 : importez votre fichier Excel. Étape 3 : organisez en coffres thématiques. Étape 4 : invitez l'équipe avec une démo de 30 minutes. Étape 5 : supprimez le fichier Excel.

Comptez deux semaines pour faire ça proprement. ROI immédiat dès la première fuite évitée.